16 lat w warsztacie, 10 lat na programach, które nie pasowały — dlaczego w końcu zbudowałem własny

Skąd ten post i komu mam ochotę go napisać

Wczoraj rozmawiałem przez kilka godzin z kimś, kto pomógł mi sobie poukładać parę rzeczy biznesowo. W trakcie rozmowy padło pytanie, którego nie zadawałem sobie wcześniej tak wprost: „skąd właściwie wiesz, jak to ma wyglądać".

No bo — szesnaście lat w branży. Dziesięć lat na różnych programach. Codziennie stół serwisowy. Klient, który pyta, kiedy będzie. Mechanik, który pyta, czy ma się tym zająć teraz, czy poczekać na część. Faktura, która musi pójść na KSeF, bo klient pojechał do biura zaraz po odbiorze. Te rzeczy nie są w żadnym whitepaperze. Są w warsztacie.

Cytat, którego używam jak dzwonię do kolegów z innych warsztatów: „Dzwonię jako mechanik do mechanika — przez dziesięć lat pracowałem na różnych programach do warsztatu i żaden nie pasował, więc zbudowałem swój." Ten post jest tym samym, tylko dłużej i bez telefonu.

Ten post jest dla dwóch grup. Po pierwsze — dla kolegów po fachu, którzy szukają programu i męczą się z tym samym. Po drugie — dla każdego, kto wpisuje w Google „jaki program do warsztatu rowerowego" i dostaje top 10 sponsorowane przez producentów. Tu nie ma sponsoringu. Jest mój punkt widzenia od wewnątrz.

Pięć rzeczy, których nie widać, jak siedzisz w biurze

Pisać program dla warsztatu, nigdy w nim nie pracując, to trochę jak gotować kuchnię włoską z YouTube i nigdy nie być we Włoszech. Można. Da się. Ale za pierwszym razem jak pojedziesz, zorientujesz się, że to nie tak.

Konkretny przykład z mojego serwisu, czerwiec 2024. Mechanik wziął rower turysty z Holandii — Lyrik do uszczelnień. Po piętnastu minutach przyszedł i powiedział: „brakło mi o-ringów, RockShox Lyrik 2020, mogę zamówić?". A ja w tym czasie przyjmowałem klienta przy ladzie. Pięć minut przerwy w obsłudze klienta, bo mechanik szukał części po pięciu zakładkach starszego programu, którego wtedy używałem. Te pięć minut to realne pieniądze. Z nich powstał punkt drugi tej listy.

Inna historia, ten sam sezon, weekend pod Szyndzielnią. Klient czeski zostawił MTB w piątek wieczorem z karteczką: „all problems, prosze". Numer telefonu zagraniczny, nie odebrał. Trzech dni szukania, czego konkretnie chce, plus późniejszy spór, czy zaakceptował dodatkowe prace. Z tego powstał punkt trzeci.

Te rzeczy łapie się dopiero, jak naprawiasz pięćdziesiąty rower w sezonie:

• Mechanik nie czyta instrukcji. Albo działa intuicyjnie, albo wraca do kartek. Jeżeli funkcji nie da się zrozumieć w trzy sekundy patrząc na ekran, to jej nie ma.
• Sezon (kwiecień–lipiec) to inny program niż reszta roku. Cztery razy więcej zleceń, ten sam zespół. Narzędzie, które działa „spokojnie zimą", w maju się rozsypuje.
• Klient z Beskidów (turysta) zostawia rower w piątek, wraca po dziesięciu dniach. W tym czasie nie odbierze telefonu. Cała komunikacja musi być asynchroniczna — link do akceptacji wyceny, SMS o gotowości, mail. Telefon się nie sprawdza.
• Cena tej samej części u pięciu dostawców różni się o 30 procent. Magazyn, który pokazuje tylko stan, jest bezużyteczny. Musi pokazać, ile zarabiam, jak ją sprzedam.
• Klient płaci kartą, mechanik zostaje przy ladzie pięć minut, żeby wystawić paragon. To są realne pieniądze stracone codziennie. Każde dodatkowe kliknięcie ma cenę.

Co najczęściej słyszę od kolegów z branży

Mam trzech kolegów po fachu, którzy używają BikeWorkshop od roku. Nie wszedłem im na siłę — sami wzięli, bo widzieli, jak działa u mnie. Co mówią najczęściej, gdy pytam czemu nie wrócili do swojego poprzedniego programu:

• „Wreszcie nie ginie mi kartka z numerem telefonu klienta." — to jest dla nich największa zmiana. Wszyscy mieli wcześniej system, który technicznie zapisywał klienta, ale w praktyce ginęło to wśród innych zakładek.
• „Mechanik mi nie dzwoni co kwadrans z pytaniem, czy klient się zgodził." — link do akceptacji wyceny robi tu największą różnicę. Jak klient kliknie TAK, mechanik widzi to bez wstawania od stołu.
• „KSeF jest, działa, nie myślę o tym." — przed obowiązkiem 2026 wszyscy się stresowali. Po pierwszym tygodniu pracy w nowym programie zapomnieli, że ten temat w ogóle istniał.
• „W maju nie zwariowałem." — to jest test, który zdaje albo nie zdaje program. W moich kolegów warsztatach (jeden w Beskidach, jeden pod Krakowem, jeden na Pomorzu) sezon 2024 i 2025 przeszli bez awarii.

Co próbowałem przez dekadę

Nie będę wymieniać nazw, bo to nie jest licytacja, kto gorszy. Wszyscy się starali. Ale mogę pogrupować to, co przerobiłem:

Duże ERP-y z modułem warsztatowym dorzuconym z boku. Działa, jeżeli prowadzisz hurtownię z magazynem, a warsztat masz przy okazji. U mnie odwrotnie — warsztat jest sercem, magazyn jest dla niego. Przy takim ustawieniu ERP-y są jak betonowe buty.

Polskie SaaS-y dla warsztatów (też rowerowych). Wszystkie wyglądają podobnie: tabela klientów, tabela zleceń, tabela faktur. Otwierasz, klikasz, wpisujesz, zapisujesz. Działa, dopóki masz pięć zleceń tygodniowo. Przy pięćdziesięciu w maju zaczynasz tracić kontekst — który rower jest gdzie, który mechanik co robi, kto jeszcze nie zaakceptował dodatkowej pracy.

Excel plus WhatsApp. Najczęściej spotykane w branży. Bez żartów — działa do trzech mechaników. Potem jest mucha w smole.

Aplikacje znajomych mechaników, którzy próbowali coś sobie zrobić. Często niedokończone, czasem ładne, ale jak coś przestaje działać, to nie ma do kogo zadzwonić. Podziwiam, że ktoś próbował. Ale prowadzić warsztatu na takim narzędziu się nie da.

Zagraniczne narzędzia. Dwa próbowałem, zanim się zorientowałem, że KSeF tam czeka jakaś inna planeta. W Polsce w 2026 to nie jest opcja.

Co realnie musi działać

Lista nie jest długa. Ale każdy punkt to osobna sprawa, której gdzie indziej nie znalazłem razem.

• Przyjęcie roweru w 90 sekund. Nie pięć minut. Telefon klienta, marka, model, objawy, zdjęcia z aparatu jednym otwarciem. Reszta sama.
• Tablica „kto co robi". Nie tabela zleceń. Tablica, na której przeciągasz myszką rower na konkretnego mechanika. Każdy widzi swoją kolumnę. Status „wolny", „w robocie", „poza serwisem".
• Ekran mechanika z licznikiem czasu pracy. Naciska „weź następny rower", program wybiera najpilniejsze. Bierze część z półki — program odejmuje stan. Bez biegania do biura.
• Magazyn z marżą per dostawca. NIP dostawcy, marża 30 procent, cena sprzedaży się sama wylicza. Nie z głowy, nie z kalkulatora, nie z notesu.
• KSeF w obie strony. Faktura sprzedaży ze zlecenia w trzy kliknięcia (to dziś standard, ale wciąż nie wszędzie). I parser faktur zakupowych — wciągasz fakturę od dostawcy z KSeF, pozycje lądują na półce, mechanik dostaje pinga, że jego część przyszła.
• Jedno zlecenie, dwa urządzenia. Zaczynasz przyjęcie na komputerze, dorabiasz zdjęcia z telefonu — to samo zlecenie, sam się zapisuje co kilka sekund.
• Wycena linkiem dla klienta. SMS albo mail. Klient klika TAK lub NIE. Nie zakłada konta, nie loguje się, nie pamięta hasła. Bez tego dziś nie ma sensu zaczynać.

Dlaczego mechanik buduje narzędzie, a nie programista

Większość programów do warsztatów rowerowych powstaje tak: programista albo zespół producencki rozmawia z dwoma–trzema właścicielami serwisów, robi listę funkcji, koduje. Szlachetne. Ale to nie jest to samo, co siedzieć w warsztacie codziennie i widzieć, jak ktoś coś robi po raz dwudziesty piąty.

Konkretny przykład. Rok temu w czerwcu, czwartek po godzinie czternastej. Mechanik (mam w sezonie dwóch) wziął rower z Lyrika do serwisu uszczelnień. Brakowało mu paru o-ringów. W moim wcześniejszym programie musiałby: zostawić rower, pójść do biura, otworzyć moduł magazynu, wyszukać po nazwie, zobaczyć, że nie ma, kliknąć „zamów u dostawcy", wpisać dostawcę, ilość, szacunkową cenę, zapisać. Pięć minut. Pięć minut, bo w tym czasie ja przyjmuję klienta przy ladzie i nikt mu nie pomoże.

W moim narzędziu mechanik wciska „brak części" jednym kliknięciem, system tworzy pozycję na liście zakupów (z pre-fillowaną nazwą i dostawcą sugerowanym po marce), ja widzę to wieczorem przy ladzie. Trzydzieści sekund. Reszta dnia płynie.

Tego się nie da wymyślić, jeżeli sam tego nie przerobiłeś dwadzieścia razy. To są drobne sprawy, które robią różnicę między programem, który męczy zespół, a takim, który mu nie przeszkadza.

Beskidy, sezon, turyści — geografia ma znaczenie

Mam serwis w Bielsku-Białej. Klienci — pół na pół miastowi (Bielsko, Tychy, Cieszyn, Pszczyna, Skoczów) i turyści. Turyści to osobny gatunek: przyjeżdżają w piątek na weekend w Szczyrku, Wiśle, Ustroniu, łapią karpiel na Szyndzielni, w drodze powrotnej zostawiają rower z prośbą „zróbcie wszystko, ja po niego wpadnę za tydzień".

Z takim klientem nie da się ustalać niczego telefonem. Po pierwsze — nie odbierze, jest na trasie. Po drugie — nie pamięta, co mówiłem dwa dni temu. Po trzecie — często to jest osoba z Holandii albo Czech, która gada półsłowami po polsku. Cała komunikacja z taką osobą musi być pisana, zostawiona w mailu albo SMS-ie, klikalna z telefonu.

Dla mechanika spod Beskidów to oczywiste. Dla programisty siedzącego w Warszawie albo Krakowie — niekoniecznie.

I jeszcze jedno: sezon. Od kwietnia do końca lipca robię cztery razy więcej zleceń niż w listopadzie. Każde narzędzie, które działa „spokojnie", w sezonie się rozsypuje. Chyba że było pisane przez kogoś, kto sam ten sezon przeszedł kilka razy.

Dla kogo to się może przydać

Jeżeli prowadzisz warsztat rowerowy w Polsce i męczysz się z tym, co masz — wejdź, obejrzyj. Demo jest publiczne, nie potrzebujesz konta ani karty. Klikasz, oglądasz, sprawdzasz, czy pasuje do Twojego rytmu pracy.

Jeżeli pasuje — masz 14 dni za darmo, też bez karty. Jeżeli nie pasuje — wracasz do swojego, nic nie tracisz, daj znać czego brakowało. Lubię pisać do mechaników. Sam jestem mechanikiem, nie programistą — odpisuję.

Jeżeli prowadzisz warsztat motocyklowy, samochodowy albo coś innego, co przypomina warsztat rowerowy w skali — niestety, to jest narzędzie pisane pod konkretną branżę. Działanie sezonowe, części po numerze seryjnym amortyzatora, marki rowerowe w cenniku. Nie wszystko da się przełożyć.

Krótko o BikeWorkshop, żeby zamknąć temat

BikeWorkshop to program, który napisałem dla siebie. Standard 139 zł netto miesięcznie albo 1299 zł rocznie. Pro 299 zł netto albo 2799 zł rocznie. KSeF w obu, w Pro dwukierunkowy (parser faktur zakupowych do magazynu). 200 SMS w Standardzie, 800 w Pro, gdy zabraknie — pakiet doładowania od 49 zł netto. Bez karty na start.

Działa w przeglądarce, na komputerze i telefonie. Dane na hostingu w Polsce, kopie zapasowe w trzech miejscach. KSeF, RODO, ślad audytowy zmian na zleceniu — wszystko jest. Dzień w warsztacie pod Szyndzielnią to moja codzienna kontrola jakości.

Jak będziesz w Bielsku-Białej, można wpaść na kawę. Mówię serio. Mechanicy do mechaników gadają najprościej.

— Arkadiusz Brańka, mechanik, BikeWorkshop