Regulamin programu i klauzula RODO

1) Czego dotyczy ten dokument

To jest regulamin korzystania z programu BikeWorkshop (SaaS) przez serwisy rowerowe.

Program jest przeznaczony wylacznie dla podmiotow prowadzacych dzialalnosc gospodarcza (B2B).

Umowa o korzystanie z programu nie jest zawierana z konsumentem.

Dokument nie jest regulaminem uslug serwisowych wykonywanych przez dany serwis dla klienta koncowego.

2) Rodzaj i zakres uslug elektronicznych

Program dziala w modelu konta firmowego (tenant) i kont managerow/mechanikow.

Funkcje obejmuja m.in. obsluge zlecen, kartoteki klientow i rowerow, komunikacje SMS/e-mail, statystyki i raporty.

Operator moze rozwijac funkcje programu z zachowaniem bezpieczenstwa i zgodnosci z prawem.

3) Wymagania techniczne i bezpieczenstwo

Do korzystania z programu wymagane sa: aktualna przegladarka (Chrome, Firefox, Edge lub Safari), dostep do Internetu, wlaczona obsluga cookies/local storage dla sesji oraz aktywny e-mail konta.

Funkcje SMS wymagaja aktywnego numeru telefonu i poprawnej konfiguracji nadawcy/uslugodawcy SMS.

Program wykorzystuje mechanizmy sesyjne, logi bezpieczenstwa i limity anty-abuse (np. rate limit dla wybranych akcji).

Typowe zagrozenia po stronie uzytkownika to phishing, wspoldzielenie hasel i brak zabezpieczen urzadzenia.

4) Zasady korzystania i tresci bezprawne

Uzytkownik konta odpowiada za poufnosc hasel i danych logowania.

Zabronione jest wprowadzanie do programu tresci bezprawnych, tresci naruszajacych prawa osob trzecich oraz danych osobowych bez wymaganej podstawy prawnej.

Uzytkownik odpowiada za legalnosc tresci i komunikatow wysylanych do klientow koncowych przez swoje konto.

5) Zawarcie umowy, role stron i powierzenie danych

Umowa o korzystanie z programu zostaje zawarta z chwila aktywacji konta firmowego po akceptacji tego regulaminu.

Serwis rowerowy korzystajacy z programu (tenant) jest administratorem danych swoich klientow.

Operator programu jest podmiotem przetwarzajacym dane klientow tenanta na udokumentowane polecenie tenanta.

Warunkiem przetwarzania danych klientow tenanta w programie jest zawarcie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych zgodnej z art. 28 RODO.

Szczegolowe warunki powierzenia danych, lista podwykonawcow przetwarzania i zasady kontroli sa opisane w umowie o powierzeniu akceptowanej w panelu managera.

Tenant odpowiada za podstawe prawna przetwarzania i tresc komunikacji do swoich klientow; operator dostarcza narzedzie.

Operator korzysta z dostawcow hostingu i infrastruktury serwerowej zlokalizowanych w Polsce albo na terenie UE/EOG.

6) Komunikacja SMS/e-mail i marketing

Program obsluguje powiadomienia serwisowe kanalowo (osobno SMS, osobno e-mail) zgodnie z ustawieniami konta.

Wysylka informacji handlowych i marketingu bezposredniego przez SMS/e-mail wymaga uprzedniej zgody zgodnie z przepisami PKE.

Informacja handlowa powinna byc wyraznie oznaczona i zawierac dane podmiotu wysylajacego oraz adres elektroniczny kontaktowy.

7) Oplaty, trial, abonament i platnosci online

Sprzedaz wylacznie B2B. Program jest oferowany przedsiebiorcom (osoby fizyczne prowadzace dzialalnosc gospodarcza, spolki) na potrzeby ich dzialalnosci. Stosownie do art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, uprawnienie do odstapienia od umowy zawartej na odleglosc nie ma zastosowania.

Trial. Konto moze dzialac w okresie testowym (trial) zgodnie z aktualnym cennikiem; po okresie trial wymagane jest oplacenie abonamentu, aby zachowac dostep do funkcji oplacanych.

Cennik abonamentu. Aktualne ceny planow Standard i Pro (miesieczne i roczne) sa publikowane na stronie programu (zakladka „Cennik") oraz w panelu uzytkownika w sekcji „Abonament". Wszystkie ceny podane sa w wartosciach netto i brutto (z 23% VAT).

Aktywacja. Po zaksiegowaniu platnosci subskrypcja jest aktywowana bezzwlocznie - dostep do oplaconych funkcji odblokowuje sie automatycznie na okres odpowiadajacy zakupionemu planowi.

Wygasniecie. Po uplywie oplaconego okresu konto przechodzi w status „expired". Przez pierwsze 7 dni od wygasniecia (okres grace) wszystkie dane sa zachowane w pelnej formie, w tym zdjecia operacyjne - reaktywacja w tym oknie przywraca pelen dostep bez zadnej utraty. Po uplywie 7 dni zdjecia operacyjne (dokumentacja zdjeciowa napraw, foto z bookingu, zalaczniki wycen) sa kasowane dla oszczednosci miejsca dyskowego - dane tekstowe i operacyjne (klienci, zlecenia, faktury, ustawienia, KSeF) sa nadal przechowywane przez 18 miesiecy od wygasniecia. W tym okresie Uzytkownik moze ponownie oplacic abonament i wrocic do pracy z zachowaniem tych danych (zdjecia po 7 dniach grace nie sa odtwarzalne). Po uplywie 18 miesiecy bez reaktywacji konto wraz z danymi jest usuwane trwale, z ostrzezeniami mailowymi na 7 dni i 24 godziny wczesniej.

Faktura. Operator wystawia fakture VAT za kazda oplate abonamentu, rejestruje ja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i przesyla PDF na adres e-mail wskazany przez uzytkownika.

Operator platnosci online. Platnosci online obsluguje PayPro S.A. z siedziba w Poznaniu, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznan, wpisana do Rejestru Przedsiebiorcow KRS pod numerem 0000347935, NIP 7792369887, REGON 301345068 - operator marki Przelewy24. Regulamin platnosci jest dostepny na stronie operatora: https://www.przelewy24.pl/regulamin.

Karty platnicze. Operatorem kart platniczych obslugiwanych w platnosciach online jest PayPro SA Agent Rozliczeniowy, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznan, KRS 0000347935, NIP 7792369887, REGON 301345068. Akceptowane sa karty Visa i Mastercard.

Zwroty / chargeback. W przypadku zwrotu (refund) zainicjowanego przez operatora platnosci lub bank wystawcy karty, dostep do programu zostaje natychmiast zablokowany (status „blocked"), zostaje wystawiona faktura korygujaca w KSeF a uzytkownik zostaje poinformowany o blokadzie e-mailem. Odblokowanie konta wymaga kontaktu z Operatorem na adres: kontakt@bikeworkshop.pl.

Brak platnosci. Brak oplacenia abonamentu po wygasnieciu okresu nie skutkuje natychmiastowa utrata danych - konto przechodzi w status „expired" i czeka na ponowne oplacenie. Okres retencji danych operacyjnych wynosi 18 miesiecy od wygasniecia planu Standard lub Pro, z 7-dniowym oknem grace na pelnym dostepie. Konta wygasle z planu Trial sa usuwane po 7 dniach od wygasniecia trialu (brak prawnej podstawy do dluzszej retencji). Operator wysyla ostrzezenia mailowe na 7 dni i 24 godziny przed trwalym usunieciem konta. Wiecej szczegolow w polityce prywatnosci, sekcja „Jak dlugo przechowujemy dane".

7a) Pakiety doladowania SMS (jednorazowy zakup)

Charakter swiadczenia. Pakiet doladowania SMS jest jednorazowym, niesubskrypcyjnym swiadczeniem uslug elektronicznych - dolicza pule SMS-ow do limitu wynikajacego z planu abonamentowego. Nie zastepuje abonamentu, dziala niezaleznie od niego.

Dostepne pakiety i ceny. Aktualne pakiety i ceny netto (powiekszone o VAT 23% przy fakturze) sa publikowane w panelu uzytkownika w zakladce „SMS":

• Pakiet 500 SMS - 49 zlotych netto (60.27 zlotych brutto z 23% VAT),
• Pakiet 1100 SMS - 99 zlotych netto (121.77 zlotych brutto z 23% VAT),
• Pakiet 2200 SMS - 189 zlotych netto (232.47 zlotych brutto z 23% VAT).

Waznosc pakietu. Kazdy pakiet jest wazny 12 miesiecy od daty aktywacji. Po uplywie waznosci niewykorzystane SMS-y wygasaja i nie podlegaja zwrotowi. Operator wysyla powiadomienie e-mail na 30 dni przed wygasnieciem.

Kolejnosc konsumpcji. SMS-y sa zliczane w nastepujacy sposob: najpierw z miesiecznego limitu wynikajacego z planu abonamentowego, nastepnie z aktywnych pakietow doladowania (kolejnosc FIFO - najwczesniej wygasajacy pakiet wykorzystywany jako pierwszy).

Brak prawa odstapienia (B2B). Sprzedaz pakietu odbywa sie wylacznie B2B. Stosownie do art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta uprawnienie do odstapienia od umowy zawartej na odleglosc nie ma zastosowania. Niezaleznie od powyzszego, zgodnie z art. 38 pkt 13 ustawy, prawo odstapienia w 14 dni nie przysluguje takze konsumentom w przypadku uslug cyfrowych dostarczonych po wyrazeniu wyraznej zgody na natychmiastowe rozpoczecie swiadczenia (aktywacja pakietu po zaksiegowaniu platnosci = swiadczenie rozpoczete bezzwlocznie).

Aktywacja. Pakiet jest aktywowany automatycznie po zaksiegowaniu platnosci przez operatora Przelewy24. Uzytkownik otrzymuje e-mail potwierdzajacy z liczba SMS-ow i data waznosci, oraz fakture VAT zarejestrowana w KSeF.

Limit aktywnych pakietow. Jednoczesnie konto moze posiadac maksymalnie 10 aktywnych (niewykorzystanych i niewygasnietych) pakietow. Po przekroczeniu limitu zakup kolejnych jest blokowany - kontakt z BOK pod adresem kontakt@bikeworkshop.pl w razie potrzeby zwiekszenia limitu.

Zwrot pakietu (refund). W przypadku zwrotu zainicjowanego przez operatora platnosci, bank lub na podstawie reklamacji - pakiet jest dezaktywowany (sms_remaining = 0), zostaje wystawiona faktura korygujaca w KSeF, a Uzytkownik zostaje poinformowany e-mailem. Zwrot pakietu NIE skutkuje blokada konta abonamentowego - dotyczy wylacznie tego konkretnego pakietu doladowania.

Reklamacje. Reklamacje dotyczace pakietu SMS (np. brak aktywacji po platnosci, problem z konsumpcja) nalezy zglaszac na adres kontakt@bikeworkshop.pl w terminie 14 dni od daty wystapienia problemu. Operator rozpatruje zgloszenie bez zbednej zwloki, nie pozniej niz w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgloszenia.

8) Reklamacje uslugi elektronicznej

Reklamacje dotyczace dzialania programu nalezy przesylac na: kontakt@bikeworkshop.pl.

Reklamacja powinna zawierac: nazwe konta (tenant), opis problemu, przyblizona date/godzine, dane kontaktowe i (jesli mozliwe) zrzut ekranu.

Operator rozpatruje reklamacje bez zbednej zwloki, nie pozniej niz w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgloszenia.

9) Wypowiedzenie, blokada i usuniecie konta

Uzytkownik moze wypowiedziec umowe przez wiadomosc e-mail na adres: kontakt@bikeworkshop.pl.

Wypowiedzenie jest skuteczne na koniec biezacego okresu rozliczeniowego, nie wczesniej niz po 30 dniach od doreczenia wypowiedzenia.

Operator moze zablokowac dostep przy naruszeniach bezpieczenstwa, naruszeniu regulaminu lub braku platnosci.

Po zakonczeniu umowy tenant ma 30 dni na eksport danych; po tym czasie dane sa usuwane zgodnie z terminami retencji i obowiazujacym prawem.

10) Licencja na korzystanie z programu

Operator udziela tenantowi niewylacznego, nieprzenoszalnego i czasowego prawa do korzystania z programu tylko na potrzeby wlasnej dzialalnosci gospodarczej.

Licencja obowiazuje przez czas trwania umowy i nie obejmuje prawa do kopiowania programu, odtwarzania kodu zrodlowego, modyfikowania programu ani udostepniania go osobom trzecim.

Dane wprowadzone do programu przez tenanta pozostaja danymi tenanta; operator przetwarza je tylko w celu realizacji umowy i zgodnie z instrukcjami tenanta.

11) Odpowiedzialnosc i wsparcie

Operator zapewnia dzialanie programu z nalezyta starannoscia, ale nie gwarantuje nieprzerwanej dostepnosci 24/7.

Operator nie odpowiada za skutki blednych danych wprowadzonych przez uzytkownika konta.

Operator nie odpowiada za naruszenia prawa wynikajace z tresci komunikatow, instrukcji lub decyzji biznesowych tenanta (w tym wysylek bez wymaganej podstawy prawnej).

Z zastrzezeniem bezwzglednie obowiazujacych przepisow prawa oraz szkody wyrzadzonej umyslnie, laczna odpowiedzialnosc kontraktowa Operatora wobec tenanta jest ograniczona do wysokosci oplat netto zaplaconych przez tenanta za ostatnie 12 miesiecy przed zdarzeniem.

W granicach dopuszczalnych przez prawo Operator nie odpowiada za utracone korzysci, szkody posrednie ani utrate przychodow tenanta.

Tenant zobowiazuje sie zwolnic Operatora z odpowiedzialnosci wobec roszczen osob trzecich wynikajacych z naruszenia prawa przez tenanta oraz pokryc uzasadnione koszty obrony i regresu w takim zakresie.

Operator moze czasowo ograniczyc lub zablokowac dostep do konta, jezeli jest to konieczne dla bezpieczenstwa danych, ograniczenia skutkow naruszenia albo wykonania obowiazkow prawnych.

Zgloszenia techniczne mozna kierowac na: kontakt@bikeworkshop.pl.

12) Postanowienia koncowe

Operator moze zmienic regulamin z waznych przyczyn prawnych, bezpieczenstwa lub zmian funkcji programu; o zmianie informuje co najmniej 14 dni przed jej wejsciem w zycie.

Do regulaminu i umowy stosuje sie prawo polskie.

W sprawach spornych strony daza najpierw do polubownego rozwiazania.

Klauzula informacyjna RODO (program BikeWorkshop)

Administrator danych: BikeWorkshop Arkadiusz Brańka, ul. Motyli 1 43-316 Bielsko-Biała, e-mail: kontakt@bikeworkshop.pl, tel. 889009420.

Inspektor Ochrony Danych: nie wyznaczono.

Zakres danych: dane konta uzytkownika (np. imie, e-mail, telefon), dane rozliczeniowe, dane techniczne i logi bezpieczenstwa.

Cele: utrzymanie i obsluga programu, realizacja umowy, rozliczenia, bezpieczenstwo, wsparcie, dochodzenie/obrona roszczen.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO, a gdy dotyczy - lit. a.

Prawnie uzasadniony interes (lit. f): zapewnienie bezpieczenstwa systemu, zapobieganie naduzyciom, dochodzenie i obrona roszczen.

Podanie danych konta jest wymogiem umownym; brak podania danych niezbednych do rejestracji i rozliczen uniemozliwia korzystanie z programu.

Odbiorcy: podmioty IT/hosting/poczta/SMS i inne podmioty wspierajace dzialanie programu oraz organy uprawnione. Dostawcy hostingu i serwerow sa wybierani w Polsce albo UE/EOG.

Transfer poza EOG: standardowo dane sa przetwarzane w Polsce i UE/EOG. Gdy transfer poza EOG jest konieczny, stosujemy podstawe prawna wymagana przez RODO (decyzja stwierdzajaca odpowiedni stopien ochrony albo standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej), ocene ryzyka transferu oraz dodatkowe zabezpieczenia techniczne, w tym szyfrowanie i kontrole dostepu. Informacje o zabezpieczeniach mozna uzyskac pod adresem: kontakt@bikeworkshop.pl.

Okres przechowywania: dane rozliczeniowe - co do zasady 5 lat od konca roku podatkowego; logi bezpieczenstwa - do 12 miesiecy; metadane komunikacji i logi wrazliwe - do 90 dni; dane konta - przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczen.

Prawa osoby: dostep, sprostowanie, usuniecie (gdy mozliwe), ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, cofniecie zgody.

Skarga: przysluguje prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.